Toegang tot gegevens voor rapportages en dashboards Traditionele versus de selfservice BI-aanpak

Van Excel tot BI tools

Dat gold in ieder geval voor de grote bedrijven. Kleinere bedrijven waren veelal nog niet zo ver om iemand in dienst te nemen om alle data tot informatie te verwerken. De tools die hier gebruikt werden beperkten zich meestal tot Excel. De afgelopen jaren zijn de zaken drastisch veranderd en zijn BI hulpmiddelen dermate geëvolueerd dat (bijna) iedereen in een bedrijf zijn eigen bruikbare inzichten kan genereren. Laten we eens kijken naar de verschillen tussen de traditionele BI en de selfservice-aanpak.

a) Wie heeft wat nodig?
Traditioneel zijn het de gebruikers die de vereisten opstellen voor een bepaald rapport of dashboard. Hun betrokkenheid bij het verdere proces van de totstandkoming van het rapport of dashboard is minimaal, de IT-afdeling neemt de rest van het proces over.

Het rapport of dashboard moet vervolgens worden goedgekeurd. Hierna moet de data nog ‘klaargemaakt’ worden voor gebruik in het datawarehouse (het zogenaamde proces van extractie, transformatie en laden, ETL). De IT- of BI-afdeling maakt het rapport of dashboard terwijl de eigenlijke gebruikers geen betrokkenheid bij en controle over dit proces hebben.

In een selfservice BI-omgeving hoeven de gebruikers niet technisch onderlegd te zijn om de gegevens te verwerken. Het IT-team werkt nauw samen met de gebruikers om de juiste data beschikbaar te hebben. De analyse, rapportage en het maken van dashboards is volledig in handen van de gebruiker. Bovendien bieden selfservicefuncties verschillende mogelijkheden, afhankelijk van het kennisniveau, zodat zowel een gemiddelde gebruiker als de IT-specialist met dezelfde toolset kan werken.

b) Wie zorgt er voor de beschikbaarheid van nieuwe gegevens?
In een traditionele BI-omgeving zorgt de IT-afdeling voor het ophalen en laden van de gegevens uit allerlei systemen binnen de organisatie. Ook zorgt de BI-afdeling voor het aan elkaar relateren van de data en het maken van de analyses, rapporten en dashboards waar de medewerkers binnen de organisatie gebruik van kunnen maken.

In een selfservice-omgeving hebben deze medewerkers (gebruikers) rechtstreeks toegang tot de gegevens en hebben ze volledige controle over het maken van de analyses, de rapporten of dashboards.

In een traditionele setting werd het hele analyseproces opgezet en aangestuurd door de IT-afdeling, maar selfservice BI stelt de gebruiker in staat om met behulp van de juiste selfservice BI-software de regie te nemen over het proces. Waarschijnlijk zal de IT-afdeling nog steeds verantwoordelijk zijn voor de datavoorbereiding en het laden van gegevens uit verschillende systemen. Het creëren van de analyses en rapporten kan overgelaten worden aan de gebruikers ervan.

c) Wie maakt het rapport of dashboard?
Moderne business intelligence-software bestaat meestal uit een intuïtieve interface, gebaseerd op gebruiksvriendelijke navigatie waarmee niet-technische professionals hun eigen vragen (queries) kunnen samenstellen en uitgebreide rapporten kunnen genereren. Gewoon door op een grafische manier de gegevens aan elkaar te relateren (‘drag-and-drop’). In een traditionele BI-setting werd dit gedaan door IT-professionals nadat de gebruiker wijzigingen in het rapport of dashboard eerst moest aanvragen en vervolgens goedkeurde. Dit proces kon weken duren en vaak heeft de IT-afdeling nog een veelheid aan andere taken. Het genereren van rapporten werd op deze manier een vervelende taak waar niemand blij mee was en de doorlooptijd was lang.

In de afgelopen jaren hebben eindgebruikers de mogelijkheid gekregen om hun eigen analyses en ad-hoc rapporten te genereren, de gegevens te verkennen en allerlei visualisaties te maken op dashboards. Het proces is zo vereenvoudigd dat de IT-afdeling niet meer de volledige controle hoeft te hebben over de business intelligence binnen een organisatie. Eindgebruikers kunnen met de selfservice rapportagetools zelf aan de gegevens sleutelen en hun analyses maken.

Deze moderne BI-omgevingen hebben een andere manier van werken binnen een organisatie mogelijk gemaakt. Toch is het doel nog steeds hetzelfde: bruikbare inzichten creëren.

In het volgende artikel zullen we ons concentreren op de voordelen van selfservice business intelligence (SSBI) en zullen we de meest belangrijkste elementen bekijken die deze tools te bieden hebben. 💡 Blijft u meelezen? Als u ons volgt op LinkedIn verschijnen de volgende artikelen automatisch in uw tijdlijn.