Tijd voor een nieuwe werkwijze De BI-afdeling creëert haar eigen probleem
Uitkomsten van recent onderzoek naar de tevredenheid van organisaties over de dienstverlening van hun IT-afdeling - specifiek gericht op het domein Business Intelligence en Analytics - waren niet verrassend. Veelal werden immers dezelfde opmerkingen gemaakt als in de jaren '90.
Een veelgehoorde opmerking over nieuwe ontwikkelde informatiesystemen destijds én nu was:
Dit refereerde vooral aan de lange doorlooptijd tussen het verzoek om informatie, de analysemogelijkheden en de uiteindelijke oplevering. De ondersteuning vanuit de BI-afdeling was daarbij niet toereikend voor de behoefte van de (interne) klant.
Navraag bij de betreffende BI-afdelingen leerde dat dit vooral komt door de werkdruk die op de afdeling heerst. Hier is men vooral bezig met brandjes blussen en het oplossen van (data) issues, waardoor er te weinig kan worden gedaan aan het invullen van nieuwe verzoeken. Maar een neveneffect is bovendien dat de eisen ten aanzien van de realisatie van nieuwe verzoeken steeds hoger worden, mede door de wens om toekomstige (data) issues te vermijden.
Wanneer we niets veranderen, komen we in een neerwaartse spiraal terecht. We moeten de verantwoordelijkheden en ontwikkeling van het hele proces daarom voor ogen zien en durven te veranderen. Om dit te kunnen doen moeten we alleen wel weten waar we vandaan komen.
Hoe de BI afdeling werkt
De servicegerichtheid van de BI-afdeling is uiteindelijk het zwaard van Damocles in deze situatie. Door de huidige werkwijze is de BI-afdeling verantwoordelijk voor de data en informatie die wordt geleverd aan de consumenten. Indien de consument vervolgens niet tevreden is of vragen heeft over de gepresenteerde informatie, dan wordt deze vraag gesteld aan de BI-afdeling. Zij zullen, zonder enige kennis van de data, moet analyseren waar het verschil zit met de verwachting van de consumenten. Eigenlijk iets waar ze niet mee bezig zouden moeten zijn. Dit zou een discussie moeten zijn tussen de producenten en consumenten, los dus van de specialisten.
Iedereen zijn verantwoordelijkheid: data-mesh
Hoe zorgen we er dan voor dat het proces gaat kloppen? Door te gaan doen waar we daadwerkelijk goed in zijn. De specialisten zijn goed in het presenteerbaar maken van data. Het is dan ook aan hen om de verantwoordelijkheid voor het aanleveren van de data bij de producenten te beleggen. Zij verzorgen de data aan, vergezeld met de meta-data van hetgeen zij aanleveren. De specialisten controleren (semi-automatisch) of de producenten doen wat ze beloven. Deze kwaliteitsmeting is voor alle drie de partijen beschikbaar. Wanneer er een verschil is tussen wat de consument verwacht en wat niet uit te leggen is door de kwaliteitsmeting, dan treedt de consument in overleg met de producent. De specialisten kunnen zich vervolgens focussen op het realiseren van nieuwe verzoeken.
Maar hoe richt je dat dan in?
Oude gewoonten afleren en een nieuwe werkwijze hanteren doe je niet zomaar eventjes tussendoor. Een goede planning, duidelijke communicatie en begeleiding van de organisatie is noodzakelijk om dit goed neer te zetten. Incore Solution heeft in de afgelopen 10 jaar deze transformaties binnen organisaties helpen vormgeven en ondersteunen.
Neem gerust contact met ons op als ook u de stap wil maken naar een effectievere BI & Analyse afdeling en een hogere tevredenheid bij uw gebruikers, de consumenten.