Best practices om de meeste waarde uit SSBI-tools te halen Self Service BI - Best practices

In dit laatste artikel van deze reeks benoemen we een aantal best practices waarmee u de meeste waarde uit deze SSBI-tools kunt halen. Daarnaast staan we stil bij de beste manieren om ze in uw organisatie te implementeren en toe te passen.

Achtereenvolgend zijn dit in onze ogen de best practices:

a) Betrek alle belanghebbenden en gebruikers: dit punt is uiteraard cruciaal bij het adopteren van iedere softwareoplossing en zeker ook bij de introductie van SSBI. Het hele team (ontwikkelaars en gebruikers) moet goed geïnformeerd en in staat zijn om de ideeën en meningen over het gebruik te kunnen geven. Dit dient al te gebeuren voordat er een keuze is gemaakt voor een bepaalde tool of omgeving. Het is daarbij belangrijk om de manier van werken van het team te kennen en te weten hoe de tool hun huidige werk (workflow) moet of kan verbeteren. U kunt ook gebruiksscenario’s (user stories) en persona’s ontwikkelen om te bepalen hoe gebruikers in hun dagelijkse activiteiten met de software omgaan.

b) Ontwikkel een communicatieplan en tijdschema: het lijkt wellicht niet noodzakelijk om een communicatieplan op te stellen, maar het is cruciaal om een BI-oplossing effectief te implementeren. Een goede en dynamische communicatie met daarbij de betrokkenheid van elke belanghebbende is zeer belangrijk om het succes van de adoptie van de nieuwe tool/werkwijze in de organisatie te borgen. Stel hierin de juiste prioriteiten, werk via een tijdschema van de (deel)opleveringen, mijlpalen die zijn gepland en met regelmatige update momenten waarop de status van de implementatie wordt gecommuniceerd. Definieer bijvoorbeeld ook ‘quick wins’ om al snel resultaten te kunnen laten zien en de (toekomstige) gebruikers enthousiast te maken. Hoe beter en duidelijker mensen zijn geïnformeerd, des te succesvoller het implementatieproces zal zijn.

c) Trainings- en introductiemateriaal ontwikkelen: de meeste softwareoplossingen bieden al documentatie en ’tutorials’, maar het kan zinvol zijn om specifieke trainingssessies en introductiemateriaal aan de gebruikers binnen de organisatie te bieden. Hierin kan dan specifieker op het gebruik van de tools in uw eigen organisatie worden ingegaan, met het liefst ook aansprekende en herkenbare gegevens en processen. Zoals met alle software hebben mensen tijd nodig om te wennen aan speciale functies, menu’s en andere functionaliteiten. Daarom zullen korte oefeningen of demo’s, vooral voor teamleden die nieuw zijn in het gebruik van BI tools, een positieve invloed hebben op de acceptatie en adoptie van de nieuwe tool.

d) Kies een ‘kampioen’: het kan een goed idee zijn om één persoon te benoemen die verantwoordelijk is voor het begeleiden van de implementatie van de BI-oplossing in de organisatie. Deze persoon kan zich dan uitsluitend richten op de taak om de BI tool succesvol te implementeren in de organisatie, waardoor er minder fouten of communicatieproblemen tussen collega’s zullen ontstaan. Elke medewerker weet aan wie hij vragen moet stellen of zijn ideeën kan delen, en de ‘kampioen’ is de ‘spin in het web’ als het gaat om alles wat met de implementatie te maken heeft. Zo kunnen er snel oplossingen voor mogelijke problemen komen, waardoor de implementatie soepel(er) verloopt.

e) Maak afspraken over universele standaarden: het vooraf definiëren en afspreken van standaarden voor de analyse- en rapportageprocessen is essentieel om een samenhangende aanpak in het project te bereiken. Dit kan bijvoorbeeld gaan over het ontwerp van dashboards met logo’s, kleuren en lettertypen die overeenkomen met uw ‘huisstijl’. Maar ook over het gebruik van specifieke diagramtypen of visualisaties in de dashboards. Door goede afspraken hierover vooraf vast te leggen zorgt u ervoor dat de realisatie snel kan plaatsvinden en voorkomt ook dat er in een latere inspanning alles weer moet worden ‘rechtgetrokken’.

Conclusie en ondersteuning

In deze artikelenserie hebben we geprobeerd inzicht te geven is alles wat er komt kijken bij de introductie van een Self Service BI-omgeving binnen een organisatie.

De introductie van deze technologie door verschillende leveranciers biedt compleet nieuwe mogelijkheden binnen het bereik van eindgebruikers in de organisatie. Deze gebruikers zijn voor hun informatie en inzichten in de data niet meer afhankelijk van een IT-organisatie die hun wensen omzet in bruikbare rapporten en dashboards. Zij kunnen het nu voortaan zelf!

Hiermee is een belangrijk middel in de ‘democratisering van de data’ binnen organisaties geboren. Wat alleen nog maar belangrijker wordt naarmate het belang van data in de werkprocessen van organisaties nog steeds aan belang wint. Denk bijvoorbeeld maar eens aan het ‘datagedreven werken’ wat op dit moment in veel organisaties wordt ingevoerd.