Data governance in de praktijk Effectief databeheer is een ‘must’

Een bijkomend voordeel is dat gegevens binnen de organisatie eenduidig worden gedefinieerd en beschreven. Dit bevordert het kunnen vinden van de juiste data en daarmee het kunnen delen van deze gegevens.

Organisatie breed

De aanpak van data governance geldt voor (operationele) bedrijfssystemen maar is – wellicht nog meer – van toepassing op systemen die data uit de diversiteit aan systemen verzamelen, historie van deze gegevens opbouwen en gegevens verder bewerken om er stuur- en beslisinformatie van te maken.

We hebben het dan over het gebied van Business Intelligence, Data Warehouses en ook over moderne dataplatformen. Vastgestelde regels en richtlijnen voor het – op een veilige manier – bewaren van gegevens, de autorisatie voor het gebruik ervan, maar ook het periodiek verwijderen van gegevens dienen niet enkel ‘afgedwongen’ te worden op bedrijfssystemen maar zeker ook op de dataverzamelingen die vanuit deze bedrijfssystemen worden gegenereerd.

Wat zijn de subcategorieën van data governance?

Data governance kan worden onderverdeeld in verschillende categorieën, afhankelijk van de focus en reikwijdte van de governance-activiteiten. Enkele veel voorkomende categorieën zijn:

• Metadatabeheer
  Het creëren en onderhouden van een catalogus van de data-elementen, hun definities, attributen, relaties en afstamming. Metadatabeheer helpt het begrip te kunnen vinden en de integratie van gegevens in de hele organisatie te verbeteren.
• Datakwaliteitsbeheer
  Het meten, monitoren en verbeteren van de nauwkeurigheid, volledigheid, geldigheid en tijdigheid van gegevens. Datakwaliteitsmanagement helpt ervoor te zorgen dat data voldoet aan de verwachtingen en eisen van de gebruikers van de data, evenals de belanghebbenden.
• Gegevensbeveiliging en privacybeheer
  Het beschermen van de gegevens tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, wijziging of openbaarmaking. Gegevensbeveiliging en privacybeheer helpen bij het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, zoals AVG, en bij het beschermen van de gevoelige en vertrouwelijke gegevens van de organisatie en haar klanten.
• Beheer van gegevenstoegang en -gebruik
  Het definiëren en handhaven van de regels en machtigingen voor gegevenstoegang en -gebruik in de hele onderneming. Dit helpt de gegevens naar de juiste mensen, op het juiste moment, voor het juiste doel en in het juiste formaat te distribueren.
• Beheer van de gegevenslevenscyclus
  Het beheer van de gegevens vanaf het aanmaken tot het verwijderen ervan, inclusief het verzamelen, opslaan, verwerken, analyseren, distribueren en archiveren van de gegevens. Dit wordt ook wel het ‘dataretentiebeleid’ genoemd. Data lifecycle management helpt bij het optimaliseren van de databronnen, het verlagen van de datakosten en het voldoen aan het geldende beleid voor het bewaren en verwijderen van data.

Data governance in de praktijk

Het opstellen en uitvoeren van data governance is geen eenvoudige opgave. Ten eerste dient het beleid ten aanzien van het beheren van de data binnen de organisatie bepaald te worden. Vervolgens dient het beleid ook praktisch te worden uitgevoerd. Bepaalde bedrijfssystemen bieden mogelijkheden om de bedrijfsregels ten aanzien van het beheer van de data vast te leggen en ‘af te dwingen’. Daarnaast zijn er diverse platformen en tools beschikbaar die kunnen ondersteunen in het proces om de data op een goede manier te beheren.

Incore Solutions heeft inmiddels solide kennis en ervaring opgebouwd in het (helpen) definiëren van adequaat databeheer en het implementeren ervan door middel van ondersteunende hulpmiddelen.