21 januari 2021 Innovatie
Door Jelle Minnema
21 januari 2021 Innovatie

De concrete voordelen van selfservice BI-tools De voordelen van Selfservice Business Intelligence

In de eerdere artikelen in deze reeks hebben we uitgelegd wat SelfService BI-tools (SSBI) zijn, wat je ermee kunt doen en hoe de aanpak van een project eruit ziet. Maar wat zijn nu de concrete voordelen van deze SSBI-tools ten opzichte van de huidige (of traditionele) BI-tools of -omgevingen? In dit vervolgartikel zullen we deze voordelen voor u op een rijtje zetten. Zet u maar schrap, want het zijn er nogal wat 😉.

Voordelen van Selfservice BI

De voordelen van SSBI zijn namelijk achtereenvolgens:

a) Snel beantwoorden van vragen: niet langer uren, zo niet dagen of weken moeten wachten voordat de drukke IT-afdeling het gevraagde en belangrijke rapport kan opleveren. Selfservice BI geeft de gebruiker de sturing in dit proces: de gegevens zijn direct toegankelijk voor de gebruikers voor realtime analyse en direct bruikbare inzichten, waardoor de reactietijd op veranderende omstandigheden enorm wordt versneld.

b) Combineren van meerdere databronnen: complexere analyses of rapporten vereisen vaak het combineren van meerdere databronnen en het uitvoeren van cross-database bevragingen. Van online tot offline data, een gebruiksvriendelijke SSBI-setup stelt je in staat om elk type data dat beschikbaar is op één centrale plek samen te voegen en te analyseren.

c) Geen hinder door de beperkingen van Excel: wanneer u geen toegang hebt tot de gegevens die u nodig hebt, is het nog steeds gebruikelijk dat gebruikers de data in Excel inladen om snel zelf analyses te maken. Uit een onderzoek van Forrester in 2011 bleek al dat 88 procent van de gebruikers “sterk” of “uitsluitend” afhankelijk is van spreadsheets. Veel traditionele BI systemen voldoen duidelijk niet aan de “ad hoc” behoeften die veel gebruikers hebben. Hoewel 2011 inmiddels jaren geleden is, kan worden aangenomen dat het aantal anno 2020 nog steeds hoog is, vooral als het gaat om deze zogenaamde ad-hoc analyses. En hoewel Excel nooit bedoeld was als BI-tool, kan het – vanwege de eenvoud en de beschikbaarheid – verleidelijk zijn om hier toch (belangrijke) rapportages op te baseren. Maar het kan riskant zijn omdat het vaak veel handmatige gegevensinvoer vereist, waardoor het vatbaar is voor fouten, vooral wanneer spreadsheets door de organisatie worden verspreid. De dagen van het exporteren van grote datasets naar spreadsheets om te worden omgezet in grafieken en draaitabellen zijn voorbij. Met de nieuwe generatie Selfservice BI-tools behoort data-analyse binnen spreadsheets tot het verleden.

d) Democratisering van gegevens: het werken met spreadsheets zorgt er tevens voor dat data versnipperd raakt en dus niet op een centrale plaats voor iedereen beschikbaar is. Selfservice BI-tools zijn gestoeld op data die gedeeld kan worden binnen de organisatie, een afdeling of een project. Omdat alle teamleden gemakkelijk toegang hebben tot dezelfde gegevens, maakt SSBI het besluitvormingsproces inclusiever en zorgt het ervoor dat alle betrokkenen van dezelfde informatie uitgaan. Dit verbetert het samenwerken en leidt uiteindelijk tot betere besluitvorming.

e) Mobiel gebruik: een voorwaarde voor goede Business Intelligence oplossingen is dat de juiste gegevens op het juiste moment beschikbaar zijn om de juiste analyses te kunnen doen. Dat betekent overal toegang tot de gegevens en ook met verschillende devices (laptop, tablet of teelfoon). Het mobiel gebruik van BI is van cruciaal belang voor bedrijven om realtime op problemen te reageren en onmiddellijk geïnformeerde beslissingen te nemen. Voortdurende toegang tot informatie betekent dat u en uw collega’s altijd de informatie hebben die u nodig heeft, ongeacht uw locatie.

f) Ontlasten van de IT-afdeling: gekoppeld aan het snel verkrijgen van antwoorden was dat gebruikers zelf in staat zijn om in hun analyses en adhoc vragen te kunnen voorzien. Dit brengt impliciet een verminderde afhankelijkheid van de IT-afdeling met zich mee. De IT-afdeling krijgt dus ruimte om zich te richten op zaken die écht bij een IT-afdeling thuishoren.

g) Visualisatie van de data: datavisualisatie speelt een sleutelrol bij het maken en snel kunnen doorgronden van patronen en trends in de data. Het combineren van miljoenen datapunten en geavanceerde wiskundige concepten om een verhaal te maken dat mensen zullen begrijpen is geen eenvoudige opgave. Als het gaat om datavisualisatie, zullen eenvoud en eenduidig gepresenteerde gegevens de betrokkenheid van de gebruikers vergroten. Het gebruik van dashboards is onmisbaar geworden om de enorme hoeveelheden gegevens die moderne bedrijven genereren, te filteren en te beheren om zo tot de juiste inzichten te komen.

h) Je verhaal vertellen met data: hoewel datavisualisatie hiervan deel uitmaakt, verdient het onderwerp ‘storytelling’ het om een op zichzelf staand bulletpoint te zijn. Gegevens worden eenvoudiger begrepen en onthouden als ze op de juiste manier en in de juiste context worden gepresenteerd. Een verhaal zal altijd effectiever zijn dan een spreadsheet of een ingewikkelde tabel of dashboard. Het is van cruciaal belang om het verhaal achter de cijfers te begrijpen om er de juiste datagedreven beslissingen op te kunnen nemen. Moderne SSBI tools helpen om dit verhaal goed te vertellen door stapsgewijs door de data en de analyse van deze data te lopen. Dit kan op diverse apparaten en het zorgt voor betere en duidelijker inzichten en effectievere beslissingen.

i) Risico’s en kosten beperken: veel SSBI-providers bieden hun tool aan als software-as-a-service (SaaS), oftewel vanuit de cloud. In vergelijking met traditionele BI-tools biedt dit type software een oplossing zonder de tijd, kosten en moeite van het intern ontwikkelen van een BI-infrastructuur. Er zijn geen investeringen vooraf vereist om te starten en er zijn geen onderhoudskosten. Meestal betalen kopers een maandelijks bedrag, afhankelijk van de vereiste functionaliteit, het aantal gebruikers en gegevensbronnen of het gegevensvolume. Bedrijven hoeven niet langer hun eigen datacenters te bouwen, veel IT-medewerkers in te huren of dure eenmalige licenties te kopen om aan de slag te gaan. U kunt zich eenvoudig aanmelden en via een bepaalde website krijgt u toegang tot de selfservice BI-omgeving met de gewenste functionaliteit.

SSBI in uw eigen organisatie

We hebben hierboven een groot aantal voordelen genoemd van het werken met een SSBI-tool ten opzichte van een traditionele BI- of Excel omgeving. Afhankelijk van uw eigen situatie zullen bepaalde voordelen wel, niet of in meer of mindere mate van toepassing zijn. Het is daarom een goede ‘oefening’ om deze voordelen voor uw eigen organisatie op een rijtje te zetten en te beoordelen. Op die manier krijgt u een goed beeld van het effect van de introductie van een SSBI-omgeving binnen uw eigen organisatie.

In het volgende artikel zullen we de kenmerkende componenten van een SSBI-omgeving benoemen en deze nader uiteenzetten. Zodat u weet waar u – naast de geschetste voordelen – nog meer op moet letten bij de aanschaf van een dergelijke omgeving.
💡 Blijft u meelezen? Als u ons volgt op LinkedIn verschijnen de volgende artikelen automatisch in uw tijdlijn.

En heeft u nu al een vraag of opmerking? Laat het ons gerust weten door contact met ons op te nemen.

Jelle Minnema Sales manager