Borg met data contracten betrouwbare cijfers Data contracten: geen kleine lettertjes, wel heldere afspraken
Stel je voor: je zit in een belangrijke vergadering en opent het wekelijkse maandrapport. Tot je schrik zie je dat de omzetcijfers van de afgelopen dagen op nul staan. Een snelle check bij de IT-afdeling leert dat er een update is geweest in het bronsysteem, waardoor de data net even anders wordt aangeleverd. "Kleine technische wijziging," zegt IT. "Grote gevolgen," zucht de business, want de rapportages zijn nu onbruikbaar.
Dit is een scenario dat bij veel organisaties dagelijks voorkomt. De business rekent op betrouwbare cijfers voor hun strategie, terwijl IT sleutelt aan de systemen zonder altijd de impact op de eindgebruiker te kunnen overzien. De oplossing voor dit groeiende probleem? Data contracten.
Wat is een data contract?
Zie een data contract niet als een lijvig juridisch document vol ingewikkelde taal, maar als een heldere afspraak tussen de ‘maker’ van de data (vaak IT of systeembeheer) en de ‘gebruiker’ (de business of de analist). Het is de brug die deze twee werelden met elkaar verbindt. In zo’n contract leg je simpelweg vast wat de data moet bevatten, hoe de structuur eruitziet en wanneer de data beschikbaar moet zijn.
Een praktisch voorbeeld
Neem een verkoopafdeling die werkt met een CRM-systeem. Elke keer als een verkoper een deal sluit, wordt dit geregistreerd. De directie gebruikt deze data om de koers van het bedrijf te bepalen. In een data contract spreken IT en de business af: “Het veld ‘Land’ wordt altijd ingevuld met de volledige naam van het land, niet met een afkorting.”
Als IT vervolgens het systeem wil aanpassen en besluit om landen voortaan met codes (zoals ‘NL’ of ‘BE’) aan te duiden, blokkeert het contract deze wijziging totdat de rapportages van de directie hierop zijn aangepast. Het contract fungeert als een beveiliging: de data kan niet zomaar veranderen zonder dat de gebruiker hiervan weet.
Waarom wil je een data contract?
Het grootste voordeel van data contracten is rust. Voor de IT-specialist betekent het minder ad-hoc herstelwerk (‘brandjes blussen’) omdat dashboards niet meer onverwacht omvallen. Voor de businessmanager betekent het vertrouwen. Je weet zeker dat de cijfers waar je beslissingen op baseert, kloppen en stabiel blijven.
Data contracten zorgen ervoor dat data niet langer een technisch bijproduct is, maar een volwaardig bedrijfsmiddel. Het stimuleert de dialoog tussen afdelingen: wat hebben we écht nodig om de organisatie te sturen? Door afspraken aan de voorkant te maken, voorkom je hoofdpijn aan de achterkant. Zo wordt data de solide fundering voor groei, in plaats van een wankele brug.
Bij Incore Solutions hebben we veel ervaring met het implementeren van data governance binnen organisaties. Wil je hier meer over weten? Neem gerust contact met ons op.