Wat zou je met (de juiste) data of informatie kunnen doen, wat je nu niet kan? Verplicht omdenken voor meer inzicht
De laatste maanden ben ik met een aantal bedrijven in contact gekomen, die bezig zijn met het bepalen welke informatie zij nodig hebben om het bedrijf te sturen. Wat willen zij weten om te bepalen of ze de goede richting op gaan?
Soms volstaat hiervoor de basale informatie over marge en omzet. Op basis hiervan kun je immers al snel zeggen of de zaken goed gaan. Deze informatie is vaak ook goed beschikbaar, dit ‘rolt’ namelijk uit de financiële administratie. Een bedrijfsproces dat in de meeste gevallen wel op orde is.
Wel of geen analyse omgeving
De indicatoren of het bedrijf het goed doet of niet, zijn veelal operationele cijfers. Hiervoor heb je geen analyse omgeving nodig. Het merendeel van de bedrijfsindicatoren is gekoppeld aan het operationele bedrijfsproces. Het is de informatie waarbij meerdere bedrijfsprocessen zijn betrokken, waarvoor een analyse omgeving nodig is. Vaak is dan een nadere duiding gewenst van een indicator. Bijvoorbeeld: hoe is de omzet verdeeld per geografische regio? Of: in welk marktsegment maken we de meeste marge?
De juiste indicatoren
De bedrijven die ik heb gesproken hebben geen enkele moeite met het aangeven welke indicatoren belangrijk zijn. De uitdaging zit op het vlak waar de analyse van de gegevens om de hoek komt kijken. Het analyseren van een indicator is hetgeen dat tot de (interne) uitdaging leidt. Als je meer duiding wil hebben van een meetwaarde, meer betekenis zoekt. Dan wil je de indicator kunnen afpellen tot een lager, operationeel niveau. Waarbij verschillende bedrijfsinvalshoeken worden gecombineerd. Zoals in het voorbeeld hierboven aangegeven; sales in combinatie met finance.
Omdenken
Binnen het bedrijf wordt er dan in een werkgroep gekeken hoe we duiding kunnen geven aan een indicator. Hierbij draaien we de wereld op zijn kop. Er wordt niet gekeken naar wat we zouden willen weten, maar wat er mogelijk is – gebaseerd op de gegevens die we kennen. Oftewel: er wordt gekeken wat in de huidige administratie (met de huidige gegevens) mogelijk is. En niet wat we als organisatie nodig hebben.
Hierdoor beperken we ons onnodig. Dit is bovendien een beperking die is veroorzaakt doordat we bij de inrichting van het bedrijfsproces ons nooit hebben afgevraagd wat we nodig hebben om het bedrijf te kunnen sturen en beoordelen. Wat goed zou zijn is de indicatoren te duiden, zonder te kijken of de benodigde informatie beschikbaar is in het administratieve systeem. Stel jezelf dus de vraag: “wat wil je met de data of informatie, wat je nu niet kan?”. Ik ben onwijs benieuwd!
Wilt u meer weten over het opzetten van analysemodellen en bedrijfsindicatoren, neem dan even contact met ons op. We helpen u graag op weg!